1. Quiénes somos
AgendaGo es un software y una marca de Agenda Go SpA (Chile, RUT 78.428.353-4, Av. Providencia 1208, of. 207, Providencia, Santiago), que es la dueña del software y de la marca. En Venezuela lo comercializa Código Nube C.A., como licenciataria y distribuidora. AgendaGo les da a negocios de servicios (barberías, peluquerías, spas, gimnasios, veterinarias y similares) su agenda, sus reservas por la web y por WhatsApp y su bandeja de mensajes. Funciona en agenda-go.com. Para cualquier consulta sobre datos personales puedes escribirnos a [email protected].
2. Quién responde por tus datos
El negocio con el que reservas es el responsable de tus datos: decide qué registra y para qué los usa. Nosotros los guardamos y los usamos por encargo del negocio, para darle el servicio. Hay cosas que hacemos por nuestra cuenta, y se explican en esta política: darle soporte técnico al negocio (sección 4), medir el uso de la plataforma (sección 5), operar la cuenta de WhatsApp de la plataforma por la que pasan los mensajes (sección 5) y atender las solicitudes de borrado que nos llegan directamente (sección 7). Los datos de las cuentas del equipo del negocio, los del cobro de su plan y lo que nos escribe en los tickets de soporte los tratamos por nuestra cuenta, para darle el servicio al negocio.
3. Datos que recopilamos
Cuando reservas o te atiendes con un negocio
- Tu número de teléfono y tu nombre.
- Tu correo: la reserva por la web y la compra de un paquete lo piden para enviarte la confirmación, el enlace de tu cita y los recordatorios. Por WhatsApp no se pide.
- Tu cédula, si el negocio la pide (por ejemplo, un gimnasio para un paquete de clases). Las cédulas que se registran ahora se guardan cifradas y en las listas solo se ven sus 3 últimos números; las que se registraron antes pueden seguir guardadas sin cifrar hasta que el negocio vuelva a guardar tu ficha. La cédula que sale en cada comprobante o factura se guarda sin cifrar, tal como aparece en ese documento.
- Tu fecha de nacimiento y tu ocupación, si el negocio las anota.
- Los mensajes que intercambias por WhatsApp con el bot y con el equipo del negocio. Se guardan como los escribiste y el negocio los ve en su bandeja.
- Tus citas (las agendadas, las canceladas y las reagendadas) con sus notas, y los paquetes de clases que compres.
- Si pagas por adelantado: el monto, el método, la referencia del pago y, si la mandas, la captura del pago.
- Si el negocio te emite un comprobante o una factura: tu nombre y, si el negocio los tiene, tu cédula y tu dirección, tal como salen en ese documento.
- Tu nota (de 0 a 10), si respondes la encuesta de satisfacción del negocio.
- Cuando aceptas esta política o pides promociones: la fecha, tu dirección IP y tu navegador, como constancia.
Cuando un negocio usa AgendaGo
- Datos de las cuentas del equipo: nombre, correo, teléfono, rol, la contraseña guardada en forma irreversible, la cuenta de Google si se entra con ella y la fecha del último ingreso.
- Los datos de pago que el negocio publica para que le paguen (titular, cédula o RIF, teléfono, banco, correo de Zelle o cuenta de Binance).
- Los accesos a Meta, WhatsApp y Google que autoriza el negocio, guardados cifrados.
- Para cobrar el plan: el nombre y el correo de quien suscribe (también los recibe Venflow) y, si paga por pago móvil, la referencia del pago.
- Lo que el negocio nos escribe en los tickets de soporte.
- Métricas de uso (citas y mensajes de WhatsApp del mes) para aplicar los límites del plan y cobrar los mensajes extra.
- La bitácora de auditoría de las acciones importantes del equipo.
4. Cómo usamos los datos
- Operar el servicio: agendar citas, enviar confirmaciones y recordatorios, y pasar la conversación a una persona del negocio cuando lo pides o escribes una palabra de urgencia.
- Encuesta de satisfacción: según el plan del negocio, después de tu cita te mandamos por correo una encuesta de satisfacción sobre el negocio; si pones 9 o 10, y el negocio tiene configurado su enlace de reseñas, te invitamos a dejarle una reseña en Google.
- Pantalla de la sala de espera: si el negocio la usa, ahí aparecen tu nombre y con qué profesional te vas a atender, a la vista de quienes estén en la sala.
- Soporte técnico: nuestro equipo puede entrar al panel de un negocio para darle soporte; ahí ve los datos del negocio, incluidos los mensajes y las citas de sus clientes. Cada entrada queda en la bitácora.
- Sugerencias en el panel: con inteligencia artificial (Anthropic) le sugerimos al negocio campañas y planes, con datos del propio negocio; nunca con tus conversaciones.
- Cumplimiento legal: responder a requerimientos de las autoridades cuando proceda.
- Facturación: medir el uso y cobrarle al negocio su plan (por pago móvil o con Venflow).
- Cookies y analítica: usamos cookies para mantener tu sesión abierta, y PostHog para medir qué páginas se abren y en qué se toca (sección 5).
No vendemos ni compartimos datos con terceros para marketing.
5. Servicios de terceros
- Meta (WhatsApp): enviamos y recibimos los mensajes de WhatsApp, que pasan por la cuenta de WhatsApp Business de la plataforma: un solo número para todos los negocios. Si el negocio conecta su cuenta publicitaria, solo leemos sus campañas y sus métricas.
- Anthropic (Claude), en Estados Unidos: genera, en el panel del negocio, las sugerencias de campañas y de plan, y responde en el asistente de soporte. Recibe el nombre y el rubro del negocio, los nombres de sus servicios, su plan, cuántas citas lleva en el mes y lo que el negocio escribe en un ticket de soporte. No recibe tus conversaciones de WhatsApp: el bot responde con reglas fijas, sin inteligencia artificial.
- Venflow: el cobro de la suscripción automática del plan del negocio; recibe el nombre y el correo de quien suscribe. Los datos de la tarjeta o de la cuenta los recibe Venflow, no nosotros.
- Resend: el envío de correos (confirmaciones, recordatorios, encuestas y avisos).
- Neon: la base de datos.
- Railway: el alojamiento de la aplicación.
- Cloudflare: que la plataforma abra rápido y protegida, la comprobación de que no eres un robot en el registro, la reserva y la compra de paquetes, el almacenamiento privado de las capturas de pago y la recepción de los correos que nos escribes.
- PostHog, en Estados Unidos: analítica de uso para mejorar la plataforma, que registra qué páginas se abren y en qué se toca, con el texto de ese botón o de esa fila (por ejemplo, el nombre de un cliente en una lista del panel). Guarda un identificador en una cookie y en tu navegador. Si su grabación de sesiones está encendida, graba lo que se ve en la pantalla (por ejemplo, el resumen de tu reserva o, en el panel, los datos de los clientes del negocio); solo tapa lo que se escribe en los campos. No corre en las páginas que se abren con un enlace secreto, como el de tu cita.
- Google: si entras con tu cuenta de Google, y si un profesional conecta su Google Calendar: ahí se copian sus próximas citas (el servicio, el nombre del cliente y la nota de la cita).
- Sentry: el registro de los errores de la aplicación.
- Los servicios de avisos de cada navegador, para las notificaciones al equipo del negocio.
6. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Tu ficha, tus citas, tus mensajes de WhatsApp y tus constancias: se guardan mientras exista la cuenta del negocio; hoy no se borran solos por plazo. Se borran si el negocio borra tu ficha, si pides el borrado de tus datos (sección 7) o si se borra la cuenta del negocio.
- Si el negocio cancela su plan: sus datos no se borran; siguen en su cuenta.
- Bitácora de auditoría: no se borra y hoy no tiene fecha de fin, también después de que se borren tus datos o la cuenta del negocio. Algunas entradas guardan tu nombre y tu teléfono (por ejemplo, cuando el negocio crea, cambia o borra tu ficha).
- Pagos, comprobantes y facturas del negocio: se guardan aunque se borre tu ficha.
- Archivos y capturas que se suben: quedan en el almacenamiento aunque se borre tu ficha.
- Otros registros: los recordatorios que quedaban en cola (con tu nombre, el servicio, el profesional y la hora de la cita), tu nota en la encuesta de satisfacción, el registro técnico con el que el bot de WhatsApp sabe con qué negocio hablas (tu teléfono y el negocio), los cupones que te dio el negocio y los correos que nos escribes con nuestras respuestas: hoy no tienen fecha de borrado y no se borran cuando se borran tus datos.
- Copias de seguridad de la base de datos: unos días más.
- Si pides el borrado: guardamos tu solicitud (tu correo o tu teléfono, la fecha, tu IP y tu navegador) como constancia.
7. Tus derechos
Como titular de tus datos puedes pedir:
- Acceso: en el enlace de tu cita ves tu cita; para una copia de tus datos, pídesela al negocio o escríbenos a [email protected] con el correo o el teléfono con el que reservaste.
- Rectificación: que se corrijan tus datos; el negocio puede editar tu ficha.
- Eliminación: pídela en /data-deletion con tu correo o tu teléfono, y confírmala desde el enlace que te llega. El borrado se hace 30 días después de la solicitud y alcanza todos los negocios donde aparezca ese correo o ese teléfono. Buscamos el correo tal como quedó guardado en cada negocio, con las mismas mayúsculas: si un negocio lo anotó de otra forma, pídenos el borrado a [email protected]. En esa página está lo que se borra y lo que queda. El negocio también puede borrar tu ficha.
- Portabilidad: una copia de tus datos; hoy la preparamos a mano: pídela a [email protected].
- Oposición y revocación: para dejar de recibir promociones por WhatsApp de un negocio, responde BAJA (también sirven PARAR y STOP). Desde ahí el bot deja de contestarte y no te llegan sus promociones; los recordatorios de tus citas siguen llegando. Si después escribes HOLA, REACTIVAR, VOLVER o START, la baja se anula. Las promociones solo te llegan si marcaste la casilla «Quiero recibir promociones y recordatorios extra» al reservar por la web.
8. Seguridad
- Cifrado en tránsito (HTTPS).
- Cifrado de lo que se guarda (AES-256-GCM) en los accesos a las integraciones (Meta, WhatsApp y Google), las llaves de cobro, el segundo factor del equipo y las cédulas que se registran ahora. Los mensajes, las citas y el resto de tu ficha se guardan sin ese cifrado adicional, protegidos por los controles de acceso de la plataforma. La cédula que sale en cada comprobante o factura se guarda sin cifrar, tal como aparece en ese documento.
- Cada negocio solo ve sus propios datos: la plataforma lo controla en tres niveles, incluida la propia base de datos.
- Bitácora de auditoría de las acciones importantes.
- Segundo factor de autenticación (un código o una llave de seguridad) disponible para las cuentas del panel; activarlo es opcional.
9. Transferencias internacionales
Tus datos se guardan y se procesan fuera de tu país, principalmente en Estados Unidos: allí están los servidores de la aplicación y de la base de datos, y la analítica. Los demás proveedores de la sección 5 los procesan donde operan.
10. Menores de edad
AgendaGo no pide ni comprueba la edad de quien reserva. Si un negocio atiende a menores de edad (por ejemplo, un corte de pelo infantil o una clase), el negocio es el responsable de contar con el consentimiento de sus padres o representantes.
11. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política en algo importante, cambiaremos la fecha de arriba y se lo avisaremos por correo al dueño de cada negocio con al menos 30 días de anticipación. Quien reserva por la web acepta la versión vigente cada vez que reserva.
12. Contacto
Para ejercer tus derechos o resolver dudas: [email protected]. Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la autoridad o a los tribunales competentes de tu país.