Política de Privacidad

1. Quiénes somos

AgendaMed es una plataforma y una marca de Agenda Go SpA (Chile, RUT 78.428.353-4, Av. Providencia 1208, of. 207, Providencia, Santiago), que es la dueña del software y de la marca. En Venezuela la comercializa Código Nube C.A., como licenciataria y distribuidora. AgendaMed les da a los centros de salud (clínicas, consultorios y centros odontológicos) su agenda, sus reservas por la web y por WhatsApp, y la historia clínica de sus pacientes. Para cualquier consulta sobre datos personales puedes escribirnos a [email protected].

2. Quién responde por tus datos

Tu centro de salud es el responsable de tu historia clínica: decide qué se registra, quién de su equipo puede verla y qué documentos comparte contigo, y debe conservarla el tiempo que exija la normativa. AgendaMed es la plataforma: guarda y protege esos datos por encargo del centro. Hay cosas que hacemos por nuestra cuenta, y se explican en esta política: darle soporte técnico al centro (sección 6), medir el uso de la plataforma (sección 9), operar la cuenta de WhatsApp de la plataforma por la que pasan tus mensajes (sección 9) y atender las solicitudes de borrado que nos llegan directamente (sección 11). Los datos de las cuentas del personal del centro, los del cobro de su plan y lo que nos escribe en los tickets de soporte los tratamos por nuestra cuenta, para darle el servicio al centro.

3. Datos que recopilamos

Cuando reservas, pagas o te atiendes

• Número de teléfono.
• Nombre.
• Correo electrónico: la reserva por la web lo pide para enviarte la confirmación y el enlace de tu cita.
• Tu cédula u otro documento de identidad: la reserva por la web de un centro de salud siempre la pide (o que marques que no tienes, por ejemplo si es para un menor).
• Tu fecha de nacimiento y tu profesión, si tu centro las anota.
• Los mensajes que intercambias por WhatsApp con el bot y con tu centro de salud.
• Tus citas: las agendadas, las canceladas y las reagendadas, con sus notas.
• Tus pagos: el monto, la referencia, el banco y, si la mandas, la captura del pago móvil, y los comprobantes que emite tu centro con tu nombre y tu cédula.
• Tu nota (de 0 a 10), si respondes la encuesta de satisfacción de tu centro.
• La dirección IP y el navegador con que aceptas esta política y con que abres tus documentos por enlace.

Tu historia clínica (la registra tu centro de salud)

• Tu ficha: fecha de nacimiento, alergias, tipo de sangre, sexo, seguro y número de póliza, dirección, contacto de emergencia y las observaciones que anota tu centro.
• Las notas de tus consultas, tus récipes, tus órdenes de exámenes y tus resultados.
• Los consentimientos que firmas en la pantalla, con tu firma.
• Tu plan de tratamiento y su presupuesto, si el centro te arma uno; en odontología, también tu odontograma.
• Los archivos que el centro adjunta, como un examen.

Cuando un centro de salud usa AgendaMed

• Datos de las cuentas del personal: nombre, correo, teléfono y rol, la contraseña guardada en forma irreversible, la cuenta de Google si se entra con ella y la fecha del último ingreso.
• Los datos de pago que el centro publica para que le paguen (titular, cédula o RIF, teléfono, banco, correo de Zelle o cuenta de Binance).
• Los accesos a Meta, WhatsApp y Google que autoriza el centro, guardados cifrados.
• Para cobrar el plan: el nombre y el correo de quien suscribe (también los recibe Venflow) y, si paga por pago móvil, la referencia del pago.
• Lo que el personal del centro nos escribe en los tickets de soporte.
• Métricas de uso (citas y mensajes de WhatsApp del mes) para aplicar los límites del plan y cobrar los mensajes extra.
• La bitácora de auditoría de las acciones importantes.

4. Cómo usamos los datos

• Operar el servicio: agendar citas, enviar confirmaciones y recordatorios, y pasarle la conversación a una persona del centro cuando lo pides o escribes una palabra de urgencia.
• Encuesta de satisfacción: después de tu cita te mandamos por correo una encuesta de satisfacción sobre tu centro; si pones 9 o 10, y tu centro tiene configurado su enlace de reseñas, te invitamos a dejarle una reseña en Google.
• Soporte técnico: nuestro equipo puede entrar al panel de tu centro para darle soporte (sección 6).
• Sugerencias en el panel: con inteligencia artificial (Anthropic) le sugerimos al centro campañas y planes, con datos del propio centro.
• Cumplimiento legal: responder a requerimientos de las autoridades cuando proceda.
• Facturación: medir el uso, generar comprobantes y cobrarle al centro de salud su plan (por pago móvil o con Venflow).
• Cookies y analítica: usamos cookies para mantener tu sesión abierta, y PostHog para medir qué páginas se abren y en qué se toca (sección 9).

Tu historia clínica se usa para que tu centro de salud te atienda y lleve tu historia. No la usamos para publicidad, y la inteligencia artificial del panel no la recibe (la analítica sí puede verla en pantalla: sección 9), ni tampoco tus conversaciones de WhatsApp; lo que el personal escriba en una consulta de soporte sí le llega.

No vendemos ni compartimos datos con terceros para marketing. Los datos del centro de salud le pertenecen al centro; AgendaMed los guarda y los trata por su encargo.

5. Cómo protegemos tu historia clínica

• Lo que se escribe en tu historia (notas de consulta, récipes, órdenes de exámenes, resultados escritos y consentimientos firmados, con tu firma) y tu odontograma se guardan cifrados con una clave propia de cada paciente. Esa clave sale de una clave maestra de la plataforma: por eso la plataforma puede abrirlos para mostrárselos a quien tiene permiso (técnicamente, AES-256-GCM con una clave derivada por HKDF). También se cifran tu dirección y el teléfono de tu contacto de emergencia. Tu cédula se guarda cifrada cuando se registra o se vuelve a guardar en tu ficha; si tu ficha es de antes, puede seguir guardada sin cifrar hasta que tu centro la vuelva a guardar. No van cifrados el título de cada documento (por ejemplo, el nombre de un consentimiento) ni las firmas de los consentimientos firmados antes del 12 de septiembre de 2026, si los hay.
• El resto de tu ficha (tu fecha de nacimiento, tus alergias, tu tipo de sangre, tu sexo, tu seguro y tu número de póliza, el nombre de tu contacto de emergencia y las observaciones que anota tu centro), lo que dice tu plan de tratamiento, tus citas (el servicio y su nota), los exámenes que se suman a tu cita, tus mensajes de WhatsApp y tus comprobantes de pago (con tu nombre y tu cédula) quedan protegidos por los controles de acceso de la plataforma, sin ese cifrado adicional.
• Los archivos que tu centro sube a tu historia, como un examen, se guardan en un almacenamiento privado, sin la clave propia de cada paciente. Solo se abren con un enlace temporal que vence a los 5 minutos, y ese enlace se le da a quien tiene permiso de verlos. Hoy, borrar el documento no borra el archivo de ese almacenamiento. Si en vez de subirlo tu centro pega un enlace a un archivo guardado en otro servicio, el archivo queda donde tu centro lo guardó.
• Un centro de salud no puede ver los datos de los pacientes de otro.

6. Quién puede ver tu historia clínica

• Los profesionales del centro que te atienden.
• La administración del centro.
• Recepción ve tus datos de contacto e identificación, tu plan de tratamiento y los exámenes que se suman a tu cita, porque los agenda y los cobra; el resto de tu contenido clínico (notas, récipes, órdenes de exámenes y resultados) lo ve solo si el centro lo autoriza (de entrada, no está autorizada).
• Nuestro equipo de soporte, para darle soporte técnico a tu centro: puede ver toda la información del centro, incluida tu historia clínica, y cada vez que entra a su panel queda registrado en la bitácora. Lo que haga mientras usa la cuenta de la administración del centro queda anotado con el nombre de esa cuenta.
• Si la grabación de sesiones de nuestra analítica está encendida, lo que el personal ve en pantalla, tu historia incluida, queda grabado en PostHog (sección 9).
• Si tu centro usa la pantalla de la sala de espera, ahí aparecen tu nombre completo y con qué profesional te vas a atender (y su especialidad), a la vista de quienes estén en la sala.

7. Tus documentos y tu portal

• Récipes y órdenes por enlace: cuando tu centro de salud te comparte un récipe o una orden de exámenes, te llega un enlace que abre solo ese documento. Vence a los 30 días y el centro puede anularlo antes; también deja de abrir si el centro deja de mostrarte el documento. Quien tenga el enlace puede ver el documento: compártelo solo con tu farmacia o tu laboratorio. El documento lleva, como el papel, tu nombre, tu cédula completa y tus alergias.
• Las vistas previas de WhatsApp y de otras aplicaciones no muestran nada del documento, y el documento no aparece en los buscadores.
• Tu portal: ahí ves tus citas y los documentos que tu centro comparte contigo. Para entrar, toca «Ver todos mis récipes y órdenes» en uno de tus documentos: te enviamos, al correo que tiene tu centro, un enlace que vale 24 horas. Cada visita dura 15 minutos.
• El enlace de tu cita: sirve para verla, confirmarla, reagendarla o cancelarla.

8. La bitácora de accesos

Queda registrado quién crea, cambia, borra, descarga, envía o comparte un documento de tu historia, y cada vez que se abre uno de tus documentos desde un enlace o desde tu portal. La bitácora anota quién y cuándo (en los enlaces, también la dirección IP y el navegador). No guarda lo que dicen tus notas de consulta, tus récipes, tus órdenes de exámenes ni tus resultados. Del plan de tratamiento sí anota lo que se le agrega o se le cambia, y de un consentimiento, su título. Si nuestro soporte entra con la cuenta de la administración del centro, lo que haga queda anotado con el nombre de esa cuenta; su entrada y su salida quedan anotadas aparte. La bitácora no se borra cuando se borran tus datos.

9. Servicios de terceros

• Meta (WhatsApp): enviamos y recibimos los mensajes de WhatsApp entre tú y tu centro de salud, que pasan por la cuenta de WhatsApp Business de la plataforma: un solo número para todos los centros y negocios, no un número propio de tu centro. Si el centro conecta su cuenta publicitaria, solo leemos sus campañas y sus métricas.
• Anthropic (Claude), en Estados Unidos: genera, en el panel del centro, las sugerencias de campañas y de plan, con el nombre, el rubro y los servicios del centro, y responde en el asistente de soporte las consultas que escribe el personal del centro. No recibe tus conversaciones de WhatsApp ni tu historia clínica: el bot responde con reglas fijas, sin inteligencia artificial.
• Venflow: el cobro de la suscripción automática del centro de salud; recibe el nombre y el correo de quien suscribe.
• Resend: el envío de correos (confirmaciones, recordatorios, encuestas, los enlaces a tus documentos y la ficha que tu centro te envíe a ti o al correo que indique, con tu historia si el centro la incluye).
• Neon: la base de datos.
• Railway: el alojamiento de la aplicación.
• Cloudflare: que la plataforma abra rápido y protegida, la comprobación de que no eres un robot en los formularios de reserva y de compra, el almacenamiento privado de los archivos que tu centro sube a tu historia (como un examen) y de las capturas de pago, y la recepción de los correos que nos escribes.
• PostHog, en Estados Unidos: analítica de uso del panel del centro y de tu portal, para mejorar la plataforma, que registra qué páginas se abren, en qué se toca y el texto de lo que se toca (por ejemplo, el nombre de un paciente en una lista). Guarda un identificador en una cookie y en tu navegador. Si su grabación de sesiones está encendida, graba lo que se ve en la pantalla: también tu historia clínica cuando el personal la abre, y tus documentos cuando los abres en tu portal; solo tapa lo que se escribe en los campos. No corre en las páginas que se abren con un enlace secreto, como el de tu cita o el de un récipe.
• Google: si se entra con una cuenta de Google, y si un profesional del centro conecta su Google Calendar: ahí se copian sus próximas citas (el servicio, el nombre del paciente y la nota de la cita).
• Sentry: el registro de los errores de la aplicación.
• Los servicios de avisos de cada navegador, para las notificaciones al personal del centro.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Tu ficha, tus citas, tus mensajes de WhatsApp y tus constancias de consentimiento: se guardan mientras exista la cuenta de tu centro; hoy no se borran solos por plazo. Se borran si tu centro borra tu ficha, si pides el borrado de tus datos (sección 11) o si se borra la cuenta del centro.
• Historia clínica: la plataforma la guarda mientras exista la cuenta de tu centro, también si el centro cancela su plan. Conservarla el tiempo que exija la ley es responsabilidad de tu centro de salud; hoy la plataforma no impide que se borre antes (sección 11).
• Bitácora de auditoría: no se borra y hoy no tiene fecha de fin, también después de que se borren tus datos o la cuenta de tu centro.
• Pagos, comprobantes y facturas del centro: se guardan aunque se borre tu ficha.
• Archivos que se suben a tu historia: quedan en el almacenamiento aunque se borre el documento o tu ficha.
• Otros registros: los recordatorios que quedaban en cola (con tu nombre, el servicio, el profesional y la hora de la cita), tu nota en la encuesta de satisfacción, el registro técnico con el que el bot de WhatsApp sabe con qué centro hablas (tu teléfono y el centro), los cupones que te dio tu centro y los correos que nos escribes con nuestras respuestas: hoy no tienen fecha de borrado y no se borran cuando se borran tus datos.
• Copias de seguridad de la base de datos: unos días más.
• Si pides el borrado: guardamos tu solicitud (tu correo o tu teléfono, la fecha, tu IP y tu navegador) como constancia.

11. Tus derechos

Como titular de tus datos puedes pedir:

• Acceso: una copia de tus datos. En tu portal ya ves tus citas y los documentos que tu centro comparte contigo; para tu historia completa, pídesela a tu centro de salud o escríbenos.
• Rectificación: que se corrijan los datos inexactos.
• Eliminación: que se borren tus datos. Puedes pedírselo a tu centro de salud o escribirnos a [email protected]. También existe el formulario público de borrado de la plataforma (agenda-go.com/data-deletion): si lo usas y confirmas tu solicitud desde el enlace que te llega, 30 días después la plataforma borra tu ficha, tu historia clínica, tus citas, tus mensajes y tus constancias de consentimiento en todos los centros y negocios donde aparecen tu correo o tu teléfono. Buscamos el correo tal como quedó guardado en cada centro, con las mismas mayúsculas: si tu centro lo anotó de otra forma, pídenos el borrado a [email protected]. No borra la bitácora, tus pagos y comprobantes, los archivos ya subidos a tu historia, lo que se copió al Google Calendar de un profesional (el servicio, tu nombre y la nota de la cita) ni los otros registros de la sección 10.
• Portabilidad: una copia de tu ficha y tu historia en PDF, que tu centro descarga o te envía por correo.
• Oposición: rechazar usos específicos, como recibir promociones.
• Revocación del consentimiento: retirar los permisos que otorgaste. Por ejemplo, para dejar de recibir promociones por WhatsApp, responde BAJA. Desde ahí el bot deja de contestarte y no te llegan las promociones de tu centro; los recordatorios de tus citas siguen llegando. Si después escribes HOLA, REACTIVAR, VOLVER o START, la baja se anula.

12. Seguridad

• Cifrado en tránsito (HTTPS).
• Cifrado de lo que se guarda (AES-256-GCM): el de los accesos a las integraciones y el de los datos de tu historia que la sección 5 indica como cifrados.
• Cada centro de salud solo ve sus propios datos: la plataforma lo controla en tres niveles, incluida la propia base de datos.
• Bitácora de auditoría de las acciones importantes.
• Segundo factor de autenticación (un código o una llave de seguridad) disponible para las cuentas del personal; activarlo es opcional.

13. Transferencias internacionales

Tus datos se guardan y se procesan fuera de tu país, principalmente en Estados Unidos: allí están los servidores de la aplicación y de la base de datos, y la analítica. Los demás proveedores de la sección 9 los procesan donde operan.

14. Menores de edad

La plataforma no pide ni comprueba la edad de quien reserva. Cuando el paciente es menor de edad, la reserva debe hacerla su representante, pero la plataforma no lo comprueba (en la reserva por la web se puede marcar que el paciente no tiene cédula). El centro de salud es el responsable de contar con el consentimiento de sus padres o representantes. Hoy la ficha no tiene un campo aparte para el representante.

15. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política en algo importante, cambiaremos la fecha de arriba y se lo avisaremos por correo a los centros de salud con al menos 30 días de anticipación. Por la web, aceptas la versión vigente cada vez que reservas. Los Términos de Servicio completan esta política.

16. Contacto

Para ejercer tus derechos o resolver dudas: [email protected]. Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la autoridad o a los tribunales competentes de tu país.